各单位、二级学院：

为确保学校档案的完整安全，请各部门加强对本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，认真组织兼职档案员做好2023年度档案材料归档工作。现通知如下：

一、归档范围

1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、组织部、宣传部等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料；学校房屋买卖、土地征用，资产登记等凭证性文件材料；学校与外单位签订的合同、协议书、意向书，公证书等材料；学校与外单位、个人产生的法律事务材料。

3.学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

5.科研类：主要包括反映学校科学研究过程等活动的文件材料，科学研究项目（包括教研类项目）完成全过程中形成的材料。

6.基本建设类：主要包括反映学校基本建设类项目从前期准备到竣工验收全过程的文件材料。

7.仪器设备类：主要包括学校从国内外购买的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

8.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、产品样品或者样品的照片、录像等。

9.出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类：主要包括学校在财务管理工作过程中形成的文件材料、账簿、凭证等。

12.实物类：主要包括学校各单位、二级学院和个人获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

13.声像类：学校重大活动、事件、会议的声像资料。

各类档案归档具体范围详见附件1《高等学校档案归档范围和保管期限表》。

二、归档时间

1.党群、行政、教学、产品、外事、出版、实物、声像等类档案于今年5月31日前归档。

2.科研类档案在项目完成后2个月内归档。

3.仪器设备类档案应在仪器设备验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）2个月内完成归档。

4.基建档案在项目完成后3个月内归档。

5.财会档案：在会计年度终了后，可由财务处保管三年，期满后于次年5月底前归档。

6.学生档案：高中时期档案于新生转专业工作完成后归档，大学时期材料于毕业年6月底前归档。

7.涉密文件材料，由各部门兼职保密员单独移交。

三、归档材料整理要求

1.凡2023年度形成的属于归档范围的各类档案材料都应归档，归档材料应齐全完整。

2.归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。其中，纸质文件材料应为原件。

3.文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。学校发文纸质版须严格按照附件2《公文制作格式》要求打印，按件移交，不接收合订本。

4.2023年度及以前的档案材料因故未能归档的，可以在此次规定的时间内做好补充归档工作。

四、归档程序

各单位、二级学院兼职档案员负责统一向综合档案室移交归档材料，移交时填写附件3《宿州学院归档材料移交清单》，一式两份，由移交单位兼职档案员和档案室工作人员签字移交，双方各执一份，以备查验。

联系人：戴老师、耿老师；联系电话：3682600。

附件：1.高等学校档案归档范围和保管期限表

    2. 公文制作格式

    3. 宿州学院归档材料移交清单

                                              宿州学院办公室

                                              2024年3月19日